Paper Work

Berkembangnya teknologi informasi mengubah manusia dalam menyelesaikan semua pekerjannya. Dahulu manusia menyimpan semua informasi dan dokumen menggunakan buku yang disimpan dalam lemari dokumen, maka sekarang berubah menggunakan komputer untuk menyimpan data-data suatu perusahaan (computerized).  Setiap perusahaan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda untuk meningkatkan produktivitas suatu perusahaan tersebut. Dahulu perusahaan menggunakan program Microsoft Excel untuk menyimpan data-data barang yang masuk dan keluar, permintaan konsumen, ketersedian barang yang ada di gudang. Hal yang menjadi kendala adalah ketika semua informasi tersebut dibutuhkan, maka harus membuka semua tabel yang ada (sheet by sheet). Berdasarkan permasalahan tersebut perlu dibuat sistem informasi yang akurat dan cepat.  Perusahaan pengeksport barang membutuhkan minimal satu Sistem Informasi Persediaan Barang. Sistem informasi tersebut berisi informasi yang dibutuhkan pencari informasi yang diatur secara rapi, sehingga memudahkan dalam pencariannya. Sistem informasi yang banyak digunakan didukung dengan interface yang menarik dan menggunakan bahasa scripting, seperti Java Script, PHP Script, ASP Script. Bahasa scripting tersebut selanjutnya digabungkan dengan bahasa HTML.

Perancangan sistem informasi persediaan barang pada perusahaan ekspor hasil laut, dibuat untuk membantu karyawan perusahaan ekspor hasil laut untuk mencari informasi barang yang akan diekspor. Perancangan ini membantu karyawan pada saat pencarian data-data barang yang langsung terkoneksi dengan database MySQL. Manfaat dari sistem informasi persediaan barang ini adalah untuk meningkatkan produktivitas pada perusahaan ekspor hasil laut tersebut.

Pada perancangan system informasi ini dilakukan dengan survei lapangan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem. Pada penelitian ini survei dilakukan di PT. Enam Delapan Sembilan. Survei dilakukan dengan cara:

1. Melakukan wawancara terhadap karyawan yang berkaitan dengan pengolahan data persedaiaan barang di perusahaan.

2. Mengambil data pencatatan transaksi persediaan barang yang selama ini dilakukan secara manual, seperti contoh data transaksi pembelian raw material, produksi dan eksport barang yang keluar.

Wawancara dilakukan untuk memahami cara kerja sistem yang telah ada, sehingga dapat diketahui kebutuhan apa yang diperlukan dalam perancangan sistem.

Beberapa hal yang dapat dilakukan (Software Requirement Specification) oleh aplikasi ini meliputi:

1.Sistem dapat menampilkan data-data stock produksi yang baru dproses maupun yang keluar untuk eksport.

2.Sistem dapat menampilkan transaksi jumlah pembelian dan jumlah pengeluaran barang.

3.Sistem dapat menampilkan informasi laporan persediaan barang maupun laporan barang yang dieksport.

Sistem informasi ini dapat memberikan laporan data persediaan produk ikan yang ada didalam tempat pendingin dan mengetahui berapa besar barang yang telah dieksport. Hak akses yang ada didalam sistem terbagi menjadi 3, hak akses admin yang memiliki hak akses untuk melihat dan mengedit data, untuk karyawan memiliki hak akses untuk menambah data dan meilhat data, sedangkan hak akses manager hanya bisa melihat data laporan. Sistem informasi ini dapat memberikan data suplier serta barang yang masuk. Sistem informasi persediaan barang ini dapat membantu proses penghitunga pendapatan serta membantu bagian pembelian untuk mencari bahan baku untuk proses produksi.

PT Unilever Indonesia, PT United Tractor dan PT Telkom adalah sebagian contoh organisasi yang sudah berhasil mengelola knowledge management (KM), atau pengetahuan sumber daya manusia di dalamnya menjadi sebuah sistem yang bisa dijadikan pembelajaran bagi organisasi lainnya. Hal ini terlihat dari presentasi mereka pada saat pemanasan Indonesian Most Admired Knowlegde Enterprise (MAKE). Unilever yang sudah dinobatkan sebanyak 7 kali sebagai jawara Make Award, bahkan mencatat prestasi membanggakan dengan menang untuk penghargaan serupa di tingkat Asia, dan tahun lalu terpilih sebagai salah satu pemenang tingkat dunia dalam Global IOU (Independent Operating Unit) MAKE Study.

Salah satu kunci keberhasilan Unilever dalam mengelola produknya yaitu melalui keberlanjutan sistemnya. “Program itu continous, walaupun ada perubahan tapi master programnya tidak berubah-rubah sepanjang tahun, jika salah satu program sudah mampu menjadi great product di pasar, manajemen akan lebih mudah mengembangkan produk lain yang lebih inovatif.

Selain di Unilever, penerapan knowledge management yang patut dijadikan pelajaran adalah apa yang dijalankan oleh PT Telkom Indonesia. Telkom mempunyai Corporate Culture yang dinamakan 5-C, yaitu Commitment to Long Term, Customer First, Caring to Merictocracy, Co-Creation of win-win Partnership, dan Collaborative Innovation. “Kelima komponen itu dimulai dengan penerapan komunikasi dan interaksi yang efektif antar lini, sebagai perusahaan yang menerapkan innovative solution, interaksi selayaknya dihidupkan di dalam sebuah perusahaan, dari interaksi itu akan lahir inovasi di setiap organisasi. “Inovasi sebenarnya fungsi dari kualitas interaksi, semakin tinggi interaksi semakin tumbuh inovasi.

Penerapan KM yang dipercaya dapat menjadi culture dan komponen yang efektif untuk organizational value sebuah perusahaan, ternyata memang harus dikomunikasikan secara langsung dari antar lini. Untuk urusan ini, United Tractor yang bergerak di bidang solusi alat-alat berat juga sudah terbiasa menjalankan tradisi ini.

Misalnya masing-masing General Manager bertugas memberikan sharing mengenai, what is the culture kepada staffnya. GM Corporate Planning & Management Development Division United Tractor. Selain komunikasi, United Tractor mempunyai komitmen untuk selalu mengedepankan kepentingan customer.  Bahwa driver dari perusahaan sebenarnya customer, di mana dari customer itulah akan tercipta innovative solution yang berasal dari learning organizational. Program inovasi itu juga disusun dengan ketertarikan  oleh management, seperti pada pemberian nama kegiatan.

United Tractor membangun tim dengan aktif melihat peluang-peluang untuk kolaborasi. Misalnya ketika perusahaan merasa kurangnya tenaga mekanik yang sangat dibutuhkan, manajemen lantas bergerak sendiri merekrut ahli mekanik di luar.  Men-develop siapa saja yang mau menjadi staff mekanik di United Tractor, bahkan kami mengembangkan kurikulumnya ke SMK-SMK agar company mendapatkan tenaga kerja yang mumpuni di bidang mekanik. Setelah mereka lulus, kami siap mempekerjakan mereka. Dalam hal ini kami tidak hire orang asing.

Menurut kami, Manfaat Portal bagi perusahaan antara lain:

1. Mempermudah pengguna untuk melakukan Login dan dari sisi keamanan data serta aplikasi perusahaan terlindungi.
2. Mempermudah karyawan mengelola dokumen kerja dan serta dokumen-dokumen yang memberikan tambahan wawasan bagi karyawan.
3. Mempermudah cara penggunaan dan akses terhadap aplikasi sehingga meningkatkan kinerja, dan perfoma karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
4. Mempermudah untuk mengetahui informasi bisnis serta data-data akurat seputar internal perusahaan.
5. Memberikan kemampuan kepada karyawan dengan spesifik untuk mengelola alur kerja dan proses yang ditetapkan oleh perusahaan dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.