Paper Work

Sistem informasi yang dibutuhkan untuk user yang berada di level paling bawah di sebuah perusahaan sangat berbeda dengan yang dibutuhkan oleh level yang lainnya. Untuk top level, rekapitulasi informasi tentang operasional tingkat bawah hanya sebagian dari informasi yang dibutuhkannya. Jenis informasi terpenting di top level berkaitan dengan perencanaan, dan proporsi tinggi dari sumber-sumber lain. Middle management memiliki kebutuhan besar terhadap rekapitulasi informasi tentang operasional yang digunakan oleh top management level. Sistem informasi pada middle management harus mengintegrasikan informasi dari system informasi level operasional dan top management level. Sifat system informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi sangat tergantung pada jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh para pengguna informasi, yakni di antaranya para manager, personil teknis dan spesialis professional. Kebutuhan informasi para manager cenderung berbeda di masing-masing level yang berbeda. Personnel pada level terbawah yang mencakup dua bagian umum antara lain operations personnel yang pekerjaannya mencakup aktivitas-aktivitas primer berhubungan dengan penyediaan produk atau jasa yang memproses transaksi-transaksi dan berpartisipasi dalam tugas-tugas administratif organisasi. Banyak operations personnel menyediakan input untuk system komputer atau untuk memproses serta menganalisis transaksi-transaksi individu sesuai pekerjannya, tapi tugas mereka umumnya tidak mencakup analisis terhadap input informasi. Normalnya, orang-orang dalam aktivitas-aktivitas operasional atau clerical dilibatkan ke dalam sistem informasi dengan sangat terbatas; contohnya, mereka mungkin hanya mengolah sedikit jenis-jenis transaksi, yang kemudian diproses oleh sistem informasi. Aktivitas utama kebanyakan organisasi adalah supervisi terhadap personil operasional. Ini membutuhkan interaksi ekstensif dengan personil-personil itu tentang berbagai macam operasional atau untuk tujuan penanggulangan permasalahan personil. Supervisory personnel tidak mungkin memproses transaksi-transaki sebagai input untuk sitem informasi tetapi lebih memungkinkan untuk menggunakan output rekapitulasi dari sistem itu. Supervisory personnel mungkin lebih banyak terlibat dalam design sistem, kadang-kadang meluas, untuk sementara ditugaskan ke dalam tim proyek pengembangan sistem; contohnya, supervisor account receivable mungkin ditugaskan ke dalam sebuah tim yang merancang sistem informasi account receivable. Aktivitas-aktivitas teknis dan professional dipimpin oleh para spesialis yang bekerja baik secara independen maupun sebagai bagian dari sebuah kelompok professional khusus yang sebidang. Tugas-tugas dari para spesialis ini pada dasarnya bukan managerial; jika ada, mungkin mereka hanya melakukan sedikit saja tentang aktivitas managerial, jarang sekali melebihi supervisi beberapa anggota staf clerical atau quasi-professional. Melihat para spesialis ini berada di middle-management level merupakan hal yang kurang tepat dan dilakukan hanya karena gaji mereka agak sebanding dengan middle-level managers-nya. Faktanya, kelompok para spesialis ini tidak cocok masuk ke dalam beberapa “level” tertentu, walaupun seringkali terjadi mereka diatur oleh upper-middle-level manager. Beberapa contoh dari para spesialis ini adalah engineers, research scientist, akuntan, analis sistem, pengacara, aktuaris, analis pasar, langganan, staff planners, perancang produk, personil pengiklanan dan promosi penjualan. Kebutuhan sistem informasi dari para spesialis teknis dan professional tergantung pada sifat spesialisasinya. Tugas-tugas dari research scientist tertentu, contohnya, membutuhkan sedikit dukungan dalam penggunaan sistem informasi formal, sementara tugas dari research scientist lainnya membutuhkan model-model komputer yang ektensif untuk memproses data dan menyediakan hasil-hasil riset. Dua generalisasi tentang kebutuhan sistem informasi para spesialis teknis dan professional dapat dibuat. Pertama, mereka biasanya membutuhkan data mentah, bukan data hasil rekapitulasi karena spesialisasi mereka pada umumnya mencakup analisis yang mendetail. Pada aktivitas-aktivitas perencanaan dimaksudkan untuk menentukan perencanaan yang akan memungkinkan organisasi itu mengarahkan dirinya menuju kedudukan masa depan yang diinginkan; kedudukan masa depan yang diinginkan mungkin diartikan dalam istilah posisi pasar, dalam istilah pendapata, dan yang lainnya. Langkah pertama organisasi adalah menilai status terbarunya; langkah ini harus meliputi evaluasi terhadap sumber-sumber yang ada untuk organisasi dan sumber-sumber dari lingkungan sekitar yang akan berpengaruh kepada organisasi tersebut. Sumber informasi utama organisasi tentang status terbaru organisasi adalah menyangkut operasional yang dimilikinya. Satu sumber penting adalah rekapitulasi informasi transaksi-transaksi, mencakup laporan-laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan sekitar organisasi mungkin diterima secara informal oleh para manager-nya atau mungkin sajikan oleh siste informasi formal yang diorganisir untuk mengumpulkan informasi. Para pelanggan dan vendor organisasi bisa juga menyediakan informasi perencanaan penting. Sistem informasi untuk perencanaan cukup sulit dirancang dan diimplementasikan. Satu alasan untuk hal ini adalah bahwa informasi tentang operasional organisasi dalam bentuk itu jarang dibutuhkan untuk perencanaan—informasi itu harus disusun dan diolah lagi. Perencanaan itu menyangkut masa depan; jadi, informasi organisasi tentang aktivitas masa lalu berguna dalam perencanaan hanya sebagai tambahan untuk aktivitas masa depan, dan hanya berguna untuk memprediksikan masa depan. Singkatnya, penggunaan utama sistem informasi tentang operasional adalah untuk perkiraan, tapi agar berguna untuk perkiraan itu, informasi biasanya harus diorganisir dan diatur kembali. Kontrol manajemen mengandalkan laporan-laporan yang sangat ringkas dan global yang disediakan oleh sistem informasi; laporan-laporan ini membandingkan hasil-hasil operasional dengan tujuan-tujuan yang telah dinyatakan di dalam perencanaan jangka panjang dan jangka pendek. Para manager menganalisis laporan-laporan ini untuk menentukan perbedaan-perbedaan dari berbagai perencanaan dan alasan-alasan munculnya perbedaan ini. Sebagian informasi yang dibutuhkan untuk kontrol manajemen harus berasal dari luar organisasi; contohnya, produktivitas menyeluruh dari operasional harus dibandingkan dengan produktivitas kompetitor atau dengan rata-rata industri (perusahaan sejenis pada umumnya). Jika sistem informasi formal digunakan untuk mengumpulkan informasi eksternal ini, maka sistem informasi secara khusus harus dirancang untuk tujuan ini. Bahkan sebagian informasi dari dalam organisasi yang dibutuhkan, harus disajikan oleh sistem informasi khusus yang sangat independen dari sistem pemrosesan transaksi atau oleh laporan-laporan khusus yang memproses data yang dibutuhkan secara rutin di dalam hal non-rutin. Contohnya, memonitor efektivitas program-program pelatihan karyawan merupakan unsur penting dari kontrol manajemen, tapi sistem pemrosesan transaksi yang mengumpulkan sedikit data cukup memberikan titik terang pada aktivitas ini. Kebutuhan informasi di level-level yang berbeda dalam organisasi dapat diuji bahwa kebanyakan informasi digunakan oleh lower-level managers, tapi hanya sedikit yang digunakan oleh top managers, ini merupakan hal fakta dan jelas keberadaannya, seperti yang disediakan oleh aktivitas-aktivitas pemprosesan transaksi. Laporan-laporan eksepsi—laporan-laporan yag disesuaikan untuk menggarisbawahi kondisi di luar kontrol (out-of-control), seperti kekurangan inventory—penting bagi para manager level bawah dan menengah. Laporan-laporan eksepsi bisa juga menjadi penting bagi top management jika keadaan out of control kritis bagi kesuksesan organisasi keseluruhan. Untuk tugas-tugas mereka dalam membuat review dan evaluasi global, top managers menggunakan informasi yang diperoleh dari pemrosesan operaasional dan transaksi terutama melalui cara: functional atau cross-functional. Contoh dari penggunaan cara functional, manager marketing akan menerima laporan biaya pemasaran yang sangat ringkas dan akan sesuai untuk semua level marketing function. Jenis rekapitulasi ini berguna untuk cost control (kontrol biaya) di setiap level dalam hirarki organisasi. Persiapan rekapitulasi cross-functional pada umumnya memerlukan pemrosean data yang melebur dan menggabungkan jenis biaya dan pendapatan yang serupa dengan berbagai pekerjaan-pekerjaan yang ada. Laporan keuangan, yang dipresentasikan menggunakan jenis-jenis pembiayaan dan pendapatan umum lebih baik daripada oleh bagian-bagian fungsional organisasi, merupakan jeni pelaporan cross-functional yang terkenal. Biaya administratif ditampilkan sebagai satu totalitas yang mencakup semua bagian fungsional organisasi, sama halnya dengan biaya dan pendapatan lainnya. Jenis rekapitulasi ini, dan variaso daripadanya, dipertimbangkan agar sangat berguna untuk analisis profitabilitas dan cash flow global, yang merupakan bagian dari aktivitas review dan evaluasi top management. Contoh pada kebutuhan system informasi dibagian akuntansi: Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP. Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer. Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik. Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. SIA merupakan Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. Perbedaan antara SIA dan SIM antara lain SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedangkan SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi. Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran. Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.