Paper Work

Proses pengendalian kinerja di perusahaan antara lain :

Menetapkan standard kinerja, sasaran atau target sebagai dasar untuk evaluasi kerja, manajer memutuskan standard kinerja, sasaran, atau target yang dimasa mendatang akan dipergunakan untuk mengevaluasi kinerja dari organisasi secara keseluruhan atau bagian dari organisasi. Standar kinerja mengukur efisiensi, kualitas, responsibilitas terhadap pelanggan dan inovasi. Contohnya Jika manajer memutuskan untuk menerapkan strategi biaya rendah (low cost strategy), maka yang diperlukan adalah mengukur efisiensi pada semua tingkatan dalam organisasi.

Mengukur kinerja nyata (actual), manajer dapat mengukur atau mengevaluasi dua hal, yaitu keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku para anggota disebut pengendalian keluaran (Output control) dan perilaku itu sendiri, disebut pengendalian perilaku (Behaviour control). Jika sebuah organisasi dan karyawannya melakukan kegiatan yang kompleksdan tidak rutin, maka tidak mudah bagi manajer untuk mengukur baik keluaran maupun perilakunya. Contohnya manajer yang mensupervisi departemen riset dan pengembangan, karena sulit mengukur kreativitas dari periset dan juga perlu waktu beberapa tahun untuk dapat mengetahui keberhasilan suatu hasil riset.

Membandingkan kinerja nyata dengan standard kinerja yang telah ditetapkan, disinilah manajer mengevaluasi kinerja yang sebenarnya menyimpang dari standar kinerja yang telah ditetapkan dan sampai berapa jauh penyimpangan yang terjadi. Apabila kinerja lebih tinggi dari yang diharapkan, manajer mungkin memutuskan bahwa standard kinerja yang ditetapkan terlalu rendah dan mungkin akan menaikkannya pada periode berikutnya guna memberikan tantangan bagi bawahanya. Akan tetapi, jika kinerja terlalu rendah dan standard tidak tercapai, atau jika standard terlalu tinggi sehingga karyawan tidak bisa mencapainya, maka manajer akan melakukan tindakan korektif.

Mengevaluasi hasil dan melakukan tindakan koreksi jika standard tidak tercapai, Manajer memutuskan bahwa kinerja tidak bisa diterima, maka mereka harus berusaha memecahkan masalah tersebut. Masalah kinerja timbul karena standard yang ditetapkan terlalu tinggi. Misalnya target penjualan sangat optimis sehingga sulit tercapai. Dalam hal ini, dengan menetapkan standard yang lebih realitis akan mengurangi celah antara kinerja  actual dan kinerja yang diharapkan.

Setiap badan usaha yang didirikan, pasti memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai. Banyak cara mencapai tujuan tersebut tergantung dari bagaimana kebijakan masing-masing manajemen. Cara ini juga disebut sebagai sebuah strategi yang digunakan dalam sebuah bisnis. Penentuan strategi ini sangat penting bagi sebuah badan usaha, karena menentukan berapa lama tujuan akan tercapai. Didalam sebuah bisnis, juga akan terdapat berbagai strategi yang bisa ditempuh oleh sebuah badan usaha untuk mencapai tujuan. Dalam penentuan strategi, kita dapat dibantu dengan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat).

Strategi yang dipilih, harus dapat flexible dan mampu beradaptasi dengan kondisi lingkungan yang berubah-ubah, karena kita tidak tahu apa yang akan menjadi halangan di kemudian hari bila kita telah menentukan strategi. Selain menentukan strategi yang baik bagi badan usaha, kita juga harus memperhatikan aspek yang paling penting bagi kelangsungan strategi tersebut, yaitu sumber daya manusia yang nantinya akan menjalankan strategi yang telah ditetapkan itu.

Pengendalian manajemen merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh faktor lingkungan. Pengendalian manajemen telah menyebabkan pengaruh terhadap perilaku organisasi. Proses pengendalian manajemen mempengaruhi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Beberapa karakteristik organisasi yang mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan dengan perilaku anggota dalam suatu organisasi. Suatu organisasi mempunyai tujuan dan fungsi pengendalian manajemen yang akan mendorong anggota organisasi mencapai tujuan. Disinilah perlunya faktor keselarasan tujuan masing-masing anggota organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Struktur organisasi mempengaruhi bentuk system pengendalian manajemen yang akan diterapkan. Perilaku organisasi juga berkaitan dengan motivasi, kemampuan individu itu sendiri dan pemahaman tentang perilaku yang diperlukan dalam mencapai prestasi yang tinggi.

Kegiatan manusia secara bersama-sama selalu membutuhkan kepemimpinan. Untuk berbagai usaha dan kegiatannya diperlukan upaya yang terencana dan sistematis dalam melatih dan mempersiapkan pemimpin baru. Oleh karena itu, banyak studi dan penelitian dilakukan orang untuk mempelajari masalah pemimpin dan kepemimpinan yang menghasilkan berbagai teori tentang kepemimpinan. Teori kepemimpinan merupakan penggeneralisasian suatu seri perilaku pemimpin dan konsep-konsep kepemimpinannya, dengan menonjolkan latar balakang historis, tugas pokok dan fungsinya serta etika profesi kepemimpinan.

Oleh karena itu, Benar untuk setiap pemimpin harus memiliki sifat yang kompeten, konsisten terhadap keputusan, percaya diri dalam  mengambila keputusan, kemudian menginspirasi visi bersama dan antusias dalam bekerja.

Menurut gareth Jones dan Jennifer George mendefinisikan motivasi sebagai “ kekuatan psikologis yang menentukan arah dari perilaku seseorang dalam sebuah organisasi, tingkat upaya seseorang, dan tingkat ketekatan seseorang jika berhadapan dengan rintangan ”.  Dari beberapa definisi yang dipaparkan di atas jelas adanya unsur upaya dan tujuan yang ingin diraih. Motivasi merupakan hal yang sangat sentral dalam manajemen karena menerangkan mengapa orang bertingkah laku tertentu dalam bekerja dalam organisasi. Orang termotivasi untuk bertingkah laku tertentu guna memenuhi kebutuhan pribadinya. Oleh karena itu, jika dilihat dari sudut pandang manajerial, motivasi adalah proses menyediakan peluang untuk memenuhi kebutuhan bagi anggota-anggota organisasi dengan jalan melakukan perilaku yang produktif dalam organisasi.

Manajemen memang harus sangat bisa mengendalikan dan memperhatikan motivasi karyawan terhadap pekerjaanya karena dengan begitu manajer lebih mengerti apa yang dipikirkan karyawan sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan efisien.

Sebuah organisasi dapat mengembangkan pemimpin yang efektif melalui banyak cara. Pemimpin efektif dapat dikembangkan melalui kondisi organisasi tersebut, melalui pelatihan dan implementasi. Jika seorang pemimpin dalam sebuah organisasi itu efektif, maka akan berpengaruh terhadap orang lain tersebut yang dapat membantu tercapainya tujuan kelompok atau organisasi. Pengaruh adalah kekuatan untuk menggerakkan orang lain ke arah kemauan dan pendapatnya. Sedangkan Pemimpin adalah orang yang mempraktikan, Kepemimpinan adalah orang yang menuntun, mengarahkan, melatih dan membangkitkan semangat orang lain. Kualitas yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin antara lain :

1. Mencari permasalahan dan isu untuk hari besok guna mendeteksi adanya sinyal perubahan dan kesulitan tersembunyi.
2. Mempelajari penyesuaian terhadap perubahan, mendekatinya dan mengubahnya menjadi sebuah keuntungan.
3. Menciptakan arti dari nilai dan maksud di tempat kerja, sehingga setiap individu meyakini, apa yang dikerjakan dan mengerjakannya dengan sukses.
4. Bertindak dengan ketegasan tetapi yakinkan bahwa keputusan anda sehingga menciptakan model yang jelas, konsisten, dan jujur untuk diikuti.
5. Jagalah ketenangan atau kesabaran anda dan belajarlah menunggu saat yang tepat untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan.
6. Ciptakan kondisi yang menggairahkan dimana setiap individu terdorong untuk menjalankan tugasnya dengan baik, mencapai sasaran, mendapatkan harga diri, dan memainkan peranan integral dalam memenuhi sasaran keseluruhan dari organisasi.
7. Memberikan pengarahan yang positif sehingga memberikan arti bagi kehidupan para anggota tim.
8. Tentukan tanggung jawab dan struktur yang jelas, sehingga upaya kolektif meningkat, bukannya terhambat.

Seorang pemimpin itu adalah berfungsi untuk memastikan seluruh tugas dan kewajiban dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Seseorang yang secara resmi diangkat menjadi kepala suatu institusi, organisasi, lembaga bias saja ia berfungsi atau mungkin saja tidak berfungsi sebagai pemimpin. Misalnya kepala sekolah adalah pemimpin tertinggi di sekolah. Pola kepemimpinannya sangat berpengaruh bahkan sangat menentukan terhadap kemajuan sekolah pada saat menjadi guru tugas pokoknya adalah mengajar dan membimbing siswa untuk mempelajari mata pelajaran tertentu sedangkan kepala sekolah bertugas pokoknya adalah “memimpin” dan “mengelola” guru beserta staffnya untuk bekerja sebaik-baiknya demi mencapai tujuan sekolah.

Menurut saya, Banyak orang mengatakan bahwa isu-isu negatif dalam kehidupan kita hanya fasad dan apa yang otentik adalah positif. Seringkali, ini mengarah pada perilaku menghindar yang tidak melayani kita dengan baik. Ketika kita melarikan diri dari suatu hal tersebut, hasilnya selalu lebih banyak stres.

Banyak tantangan dan masalah yang bakal muncul bila Anda sedang membangun sebuah tim yang orang-orangnya tidak mempunyai minat untuk bekerja sama satu dengan lainnya. Ujian sebenarnya dari keahlian leadership Anda adalah untuk menciptakan suatu lingkungan atau suasana, di mana setiap individu bersedia untuk bekerja secara kooperatif dan kolaboratif. Kembangkan team work yang efektif dan Anda akan memberikan inspirasi tentang produktivitas, kualitas, dan loyalitas.

Oleh karena itu, manajer yang melupakan akan pekerjaan yang harus inspiratif dan menyenangkan. Ini semua merupakan prosedur untuk menjadi efektif akan mengambil beberapa penelitian dan belajar serta merupakan salah satu keahlian dari manajer untuk menciptakan lingkungan kerja yang diinginkan.

Perubahan yang direncanakan adalah aktivitas-aktivitas perubahan yang bersifat internasional dan berorientasi pada tujuan. Tujuan dari perubahan yang direncanakan adalah Memperbaiki kemampuan organisasi yang ada dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungannya, Mengubah perilaku para karyawan perubahan terhadap keorganisasian dapat dilakukan terhadap hal-hal sebagai berikut :

(a). Perubahan terus menerus (Preventive maintenance atau Kaizen). Perubahan ini berisiko kecil, kurang intensif dan umum dilakukan.

(b). Adaptasi. Perubahan ini bersifat inkremental, baik pada masalah eksternal dan tekanan yang dihadapi organisasi.

(c). Reorientasi. Perubahan ini bersifat antisipatoris (investasi) dan dengan ruang lingkup strategi (fokus)

(d). Rekreasi. Perubahan ini bersifat intensif dan penuh risiko. Perubahan organisasi disebabkan faktor internal dan eksternal, maka dalam perubahannya diperlukan agen perubahan (orang/pihak tertentu yang membawa perspektif orang luar terhadap situasi perubahan organisasi yang bersangkutan), baik tim perubahan internal (orang dekat) dan eksternal (orang luar), maupun kombinasinya. Dalam melakukan perubahan juga seringkali ditemui penolakan dalam bentuk terbuka, implisit, langsung dan tertahan, baik oleh perorangan (persepsi, kepribadian dan kebutuhan) dan organisasi.

Dalam rumusan Havelock (1973) agen perubahan adalah orang yang membantu terlaksananya perubahan atau suatu inovasi berencana. Inovasi sendiri adalah pengenalan dan penerapan hal-hal, gagasan, ide-ide baru. Agen perubahan (Change Agents) dapat berasal dari agen perubahan eksternal, agen perubahan internal, dan agen perubahan kombinasi eksternal dan internal. Menurut Havelock (1970) dalam Nasution 1990:38, Agen Perubahan dalam sebuah organisasi memiliki karakteristik antara lain Agen perubahan harus memiliki nilai-nilai dan sikap mental (attitude), Agen perubahan harus peka, Agen perubahan harus mempunyai keterampilan.

Dalam Nasution, 2004:129, Peran utama seorang Agen perubahan yaitu:

1. Sebagai katalisator yang menggerakan anggota organisasi untuk melakukan perubahan,
2. Sebagai pemberi pemecahan persoalan,
3. Sebagai pembantu proses perubahan yaitu dalam proses pemecahan masalah dan penyebaran inovasi, serta memberi petunjuk mengenai :
   1. Bagaimana mengenali dan merumuskan kebutuhan
   2. Bagaimana mendiagnosa permasalahan dan menentukan tujuan
   3. Mendapatkan sumber-sumber yang relevan
   4. Memilih atau menciptakan pemecahan masalah
   5. Menyesuaikan dan merencanakan pertahapan pemecahan masalah.

Ya, Menurut Schermerhorn (1996:218) menyatakan bahwa pengorganisasian adalah “proses mengatur orang-orang dan sumber daya lainnya untuk bekerja ke arah tujuan bersama”. Ia meliputi pembagian pekerjaan, sumber daya dan mengkoordinasikan upaya-upaya yang ditempuh. Begitu rencana selesai disusun, tugas para manajer adalah mengorganisasi sumber daya agar dapat melaksanakannya secara layak. Organisasi merupakan hasil dari proses pengorganisasian. Oleh Henri fayol ditambahkan bahwa pengorganisasian yang layak dari sumber daya organisasi meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaannya. Fungsi Pengorganisasian tetap begitu penting dalam system manajemen karena pengorganisasian merupakan mekanisme utama yang dipergunakan para manajer untuk menggerakan rencana. Pengorganisasian menciptakan dan memelihara hubungan di antara semua sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang harus digunakan untuk kegiatan-kegiatan tertentu.Upaya pengorganisasian yang keras dapat membantu manajer dalam mengurangi kelemahan yang mahal seperti duplikasi kegiatan dan sumber daya organisasi yang menganggur. Begitu pentingnya peranan pengorganisasian mendorong banyak organisasi untuk membentuk divisi tersendiri dalam system manajemen yang bertanggung jawab atas pengembangan hal-hal sebagai berikut:

1. Rencana reorganisasi yang membuat system manajemen lebih efektif dan efisien.
2. Rencana untuk meningkatkan keterampilan manajerial agar sesuai dengan kebutuhan system manajemen yang berjalan.
3. Iklim organisasi yang menguntungkan dalam system manajemen.

Organisasi mekanik merupakan struktur yang kaku dan terkontrol ketat yang dicirikan dengan proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan sehingga bawahan merasa tidak bebas mendiskusikan masalah dengan atasan, Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman, dan ekonomik melalui perasaan takut, Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah cenderung terganggu, tidak akurat, dan dipandang dengan rasa curiga, Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, Proses pengambilan keputusan hanya terjadi di tingkat puncak, Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan atas kekeliruan yang terjadi. Proses  Struktur mekanik menuntut efisiensi dan sangat bertumpu pada atruran, regulasi, tugas-tugas terstandarisasi dan pengendalian yang seragam.

Model organisasi organik, yaitu suatu struktur yang amat adaptif dan fleksibel. Organisasi organik bisa jadi memiliki pekerjaan terspesialisasi, namun pekerjaan tersebut tidak terstandarisasi dan bisa berubah sesuai kebutuhan. Para pekerja sangat terlatih dan diberdayakan untuk menangani baragam permasalahan dan aktivitas. Organisasi organik dicirikan dengan Proses kepemimpinan mencakup persepsi keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan sehingga bawahan merasa bebas mendiskusikan masalah dengan atasan, Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi, Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh organisasi, Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, Proses pengambilan keputusan dilaksanakan disemua tingkatan melalui proses kelompok, proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi, Proses kendali menyebar keseluruh organisasi dan menekankan pemecahan masalah dan pengendalian diri sendiri.

Seperti yang dijelaskan yang diatas, saya lebih merasa nyaman bekerja dilingkungan organisasi organik dengan suatu struktur yang fleksibel. Jika dalam suatu organisasi Kepemimpinan sudah berpersepsi keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan maka jika terjadi persoalan masalah pekerjaan atau segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi kita dapat dengan merasa bebas mendiskusikan masalah yang sedang kita pikirkan kepada atasan.

Dalam pengambilan keputusan dikenal adanya hukum keseimbangan. Untuk mendapatkan keuntungan besar maka resiko yang ditanggung juga besar, demikian juga sebaliknya. Tidak masuk akal jika mengambil keputusan dengan memilih resiko kecil berharap meraih keuntungan besar. Demikian juga sebaliknya jika sudah berhati-hati dan penuh pertimbangan memilih resiko kecil tiba-tiba harus menanggung kerugian besar.

Setiap organisasi, baik dalam skala besar maupun kecil, terdapat terjadi perubahan-perubahan kondisi yang dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan eksternal dan internal organisasi. Dalam menghadapi perkembangan dan perubahan yang terjadi maka diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dilakukan agar organisasi beserta administrasi dapat berjalan terus dengan lancar. Pengambilan keputusan tersebut dilakukan oleh seorang manajer.  Kegiatan pembuatan keputusan meliputi pengindentifikasian masalah, pencarian alternatif penyelesaian masalah, evaluasi daripada alternatif-alternatif tersebut, dan pemilihan alternatif keputusan yang terbaik. Pembuatan keputusan diperlukan pada semua tahap kegiatan organisasi dan manajemen. Misalnya, dalam tahap perencanaan diperlukan banyak kegiatan pembuatan keputusan sepanjang proses perencanaan tersebut. Keputusan-keputusan yang dibuat dalam proses perencanaan ditujukan kepada pemilihan alternative program dan prioritasnya. Dalam pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan identifikasi masalah, perumusan masalah, dan pemilihan alternatif keputusan berdasarkan perhitungan dan berbagai dampak yang mungkin timbul.

Hakikatnya kegiatan administrasi dalam suatu organisasi adalah pembuatan keputusan. Kegiatan yang dilakukan tersebut mencakup seluruh proses pengambilan keputusan dari mulai identifikasi masalah sampai dengan evaluasi dari pengambilan keputusan yang melibatkan seluruh elemen-elemen dalam administrasi sebagai suatu sistem organisasi. Artinya dalam membuat suatu keputusan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ditimbulkan dari adanya perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi dibutuhkan informasi yang cukup baik dari internal maupun eksternal organisasi guna mengambil keputusan yang tepat dan cepat.